KPI - измеряй и улучшай

Любой бизнес должен постоянно развиваться, чтобы оставаться на плаву. Циклический процесс непрерывного совершенствования можно описать так:

- Определяем основные направления развития 
- Формулируем их через измеримые KPI (ключевые показатели эффективности) 
- Анализируем текущую ситуацию с целью поиска возможностей для улучшения 
- Работаем на достижение целевых KPI 
- Оцениваем результат 

Показатели, которые стоит измерять, индивидуальны для каждой компании и зависят главным образом от ее бизнес–стратегии, текущей ситуации внутри компании и внешних факторов. Для модной индустрии интерес, в основном, представляют следующие KPI:

Доля своевременных отгрузок OTDP (On Time Delivery Performance),%. Для многих зарубежных компаний отрасли сегодня этот показатель редко бывает ниже 97%. Некоторые из них даже заявляют о способности всю продукцию отгружать в срок. Например, американская компания LLC Perform Group запустила амбициозную рекламную кампанию с говорящим названием: «Не доставлено вовремя - примите в подарок!» Фактически этот показатель определяет степень лояльности клиентов поставщикам. Как известно, главной причиной разрыва отношений с поставщиком является именно нарушение сроков.

Степень выполнения заказа, %. Определяется как процентное соотношение фактически отгруженного количества готовой продукции и изначально заказанного. На сегодняшний день, чтобы гарантированно получить отшитые изделия как минимум в требуемом объеме, многие клиенты соглашаются принять на 3-5% больше оговоренного в контракте количества. Кроме того, такой подход наделяет поставщиков дополнительной гибкостью в достижении лучшего значения показателя OTDP. Благодаря дополнительному резерву готовой продукции можно сэкономить время на устранение выявленного накануне отгрузки брака, чистку и повторную упаковку изделий. 

Сроки выполнения заказов. За последние годы у большинства игроков рынка быстрой моды время производственного цикла от размещения заказа до его отгрузки в магазин сократилось со 120 до 90 дней и продолжает неуклонно снижаться до 75, 60, а в отдельных случаях даже и до 45 дней. В улучшении этого показателя часто бывают заинтересованы не только компании из сегмента быстрой моды. Ведь сокращение сроков производства может способствовать снижению издержек на единицу продукции.

Компаниям, имеющим собственные производственные мощности, интересны еще и такие показатели как: 

Объемы складских запасов, в днях, в метрах, в денежном выражении. Отличительной особенностью большинства отечественных производителей является их стремление к созданию надежной «подушки безопасности» в виде значительного объема материалов на складе. Эта проблема обусловлена сложностью прогнозирования задержек на таможне, необходимостью закупать ткань через посредников и нашей традиционной терпимостью к сложившемуся порядку вещей, который, на первый взгляд, почти невозможно изменить. Однако, постепенно повышая прозрачность цепочки поставок сырья, а также качество управления отделом закупок, со временем можно добиться существенного сокращения «замороженных» в сырье оборотных активов компании до безопасного уровня.

Объемы незавершенного производства. Показатель определяется как среднее время на прохождение одной единицы заказа через все производственные этапы: от раскроя до поступления на склад готовой продукции. На хорошо управляемых предприятиях безопасный уровень незавершенки сегодня не превышает 4—12 дней в зависимости от сложности модели и необходимости прибегать к услугам сторонних исполнителей для раскроя, вышивки, нанесения принтов и т.д. Управление этим показателем поможет высвободить часть денежных средств, «замороженных» в незавершенной продукции.

Своевременность запуска в производство (в раскройный цех), %. Данный показатель характеризует фактическое соблюдение сроков на этапах подготовки к производству. Рассчитывается, как доля заказов, которые начинают кроить вовремя. Отслеживание этого показателя помогает выявлять и устранять системные проблемы, приводящие к задержкам в поставках материалов и комплектующих, а также в экспериментальном и подготовительном цехах.

Доля потерь (ткани) в раскройном цехе,% или обратный показатель: факт раскроя к плану, %. Последний рассчитывается как кол-во комплектов кроя, фактически вышедшее из раскройного цеха, по отношению к плановому количеству. Значение показателя зависит от точности плановых норм расхода сырья, качества ткани, эффективности раскладки и режима раскроя (автоматический или ручной).

Доля потерь (изделий) после раскроя,% или обратный показатель: фактическая отгрузка к фактическому раскрою. Рассчитывается как кол-во отгруженных изделий по отношению к фактическому кол-ву комплектов после раскроя. Показатель позволяет проанализировать потери, включая производственный брак и «усушку-утруску», на всех следующих за раскроем участках. Это способствует выявлению скрытых возможностей для сокращения издержек. 

Фактическая эффективность,%. Процент объема фактически выпущенной продукции по отношению к максимально возможному объему выпуска на данном производственном участке за выбранный период времени. Управление этим показателем осуществляется посредством улучшения запланированной эффективности и повышением дисциплины исполнения плана.

Запланированная эффективность,%. Отношение запланированного объема выпуска (в штуках или минутах) к максимально возможному на данном производственном участке за выбранный период времени. Чтобы достичь теоретического максимума в 100%, бригада должна непрерывно работать в полном составе, отшивая одну и ту же модель без простоев и «перезапусков». На хорошо управляемых европейских производствах запланированная эффективность швейного цеха сегодня, как правило, находится в диапазоне 60-70%. Однако, у многих отечественных компаний отрасли эффективность производства, к сожалению, до сих пор лежит в интервале 30-40%. Примечательно, что руководство некоторых таких компаний даже не считает нужным регулярно измерять значение этого ключевого показателя, интуитивно полагая, что «как раз у нас с эффективностью производства, наверняка, проблем нет». 

Что может мешать предприятию соответствовать современному мировому уровню эффективности? В первую очередь это:

- Отсутствие у плановиков удобного интеллектуального инструмента для быстрого формирования множества альтернатив плана и выбора из них наиболее оптимальной с точки зрения эффективности производства, с учетом потерь на освоение новых моделей и переналадку оборудования.

- Высокая трудоемкость планирования «по-старинке» (например, в Excel) сильно мешает, а порой и совсем лишает возможности своевременно перепланировать производство в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. Это приводит к эффекту «снежного кома», когда незначительные сбои и задержки на ранних этапах оборачиваются в итоге гораздо более ощутимым снижением эффективности вовремя не скорректированного плана работ в целом по компании.

- Немотивированные должным образом плановики, как правило, склонны перестраховываться и закладывать в план в ущерб эффективности производства необоснованно раздутую «подушку безопасности». С одной стороны, она защищает непрерывность производственного процесса от форс-мажорных факторов. С другой - такой избыточный резерв обходится компании в гигантскую сумму упущенной выгоды – обычно в сотни тысяч долларов даже для небольших производств.

Таким образом, для надлежащего управления важнейшими производственными показателями необходимо вооружить плановиков мощными инструментами планирования и мотивировать их на постепенное улучшение KPI.

Примером разработанного специально для индустрии моды инструмента является программное обеспечение FastReact. Ключевые показатели эффективности, вынесенные на «приборную доску руководителя» в соответствии с принципом «одного экрана», позволяют отслеживать в FastReact динамику наиболее важных для компании KPI, при необходимости «проваливаясь» на самый детальный уровень сведений по любому интересующему временному интервалу, бригаде, цеху, производственному участку или отдельному заказу.

Подробную информацию о системе FastReact можно получить на сайте www.fastreact.ru